各二级学院：
为有效、规范地做好我校在校研究生档案的归档工作，根据学校研究生档案管理要求，本学期将陆续完成各二级学院全日制在校研究生档案归档工作，所有在校研究生档案均应于规定时间内归档至研究生院档案室，现将具体工作流程及要求通知如下：
一、归档内容
归档内容包括研究生阶段材料和本科及以下阶段材料，各学院根据《研究生档案移交清单》（附件1）所列明细对每位研究生材料进行逐一清点核对：
1、研究生阶段材料根据年级有所不同，已发生的档案材料必须全部归档，未发生的材料不需要归档；
2、本科阶段的材料如未拆包，则不需拆包清点，整体进行归档；如已拆包，则必须按清单进行清点确认；高中阶段材料与本科相同方式处理。
二、归档要求
1、研究生阶段的归档材料须经过学院审核，材料应完整、齐全、真实，文字清楚、用纸规范、对象明确；
2、本科及以下阶段拆包后如发现必要材料有缺失，建议提醒学生尽快与本科院校联系进行补办，并做好和学生告知记录；
3、归档的纸质材料原则上应提供原件，复印件一般不得归档。特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间；
4、档案袋封面上填写学生基本信息，并应准确无误标注袋内归档材料；各学院按年级学号顺序填写完成《研究生档案移交清单》（附件1），纸质版经学院负责人签字并加盖公章，以学院为单位把所有研究生归案材料交至研究生档案室。
三、日期安排
根据学院全日制研究生人数规模，初步安排各学院移交档案时间如下，请学院提前做好准备和自查，在规定时间的第一天把学院所有需归档研究生档案袋一次性交至研究生档案室：
序号 | 学院 | 归档日期 |
1 | 经管学院 | 3月1日~3月3日 |
2 | 数理学院 | 3月6日~3月10日 |
3 | 计算机学院 | 3月13日~3月19日 |
4 | 环化学院 | 3月20日~3月27日 |
5 | 自动化学院 | 3月28日~4月7日 |
6 | 电信学院 | 4月10日~4月21日 |
7 | 能机学院 | 4月24日~5月10日 |
8 | 电气学院 | 5月11日~5月31日 |
附：归档流程和具体说明
研究生工作部
2023年2月20日